圖書(shū)出版檔案管理【深圳印刷廠 海倫印刷】

出版檔案的管理是出版社管理工作重要的組成部分。在大中型出版社,應(yīng)設(shè)專(zhuān)人管理,并提供庫(kù)房等必要的條件。出版檔案管理主要包括:原稿(包括文字稿和圖稿)管理、校樣管理、版本樣書(shū)(包括各印次、版次及重印時(shí)的校正本)的管理和電子文件(照排膠片及磁盤(pán)、彩色分色膠片等)的管理。

1.原稿的管理

當(dāng)一種圖書(shū)印制完成后,責(zé)任編輯應(yīng)將該書(shū)的原稿(包括圖稿)一并裝袋交檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)登記并清點(diǎn)原稿是否齊全,然后按一定的順序編號(hào)存放。如果有人借用或退回作者,應(yīng)由當(dāng)事人簽字。如果圖稿是照相膠片,應(yīng)單獨(dú)存放

2.版本樣書(shū)的管理

凡本社的出版物,都應(yīng)存留樣本并妥善保管。每種樣本的存留數(shù)量不應(yīng)少于兩本。樣本的存檔應(yīng)包括:一本書(shū)的各版次、印次以及不同的開(kāi)本、不同的裝訂形式的樣本。對(duì)于在重印或再版時(shí)由作者或責(zé)任編輯修改過(guò)的樣書(shū),更應(yīng)妥善保管。樣本的管理存放,可以一種書(shū)為單位進(jìn)行編號(hào)(一般用該書(shū)的書(shū)號(hào)即可),不同的印次和版次的樣本,應(yīng)在該書(shū)總編號(hào)之下再設(shè)分編號(hào)。

重印書(shū)的校正本應(yīng)十分注意保管,這是因?yàn)槠渲杏凶髡呋蜇?zé)任編輯的修正記錄,它不但用作修改膠片的依據(jù),而且對(duì)版本記錄頁(yè)也有相應(yīng)的改動(dòng),這種樣本在印制完后應(yīng)交檔案管理人員妥善保管,以備以后查用。

3.電子文件的管理

電子文件是出版社代替紙型、照排膠片后的一項(xiàng)重要資產(chǎn)。保管好電子文件在書(shū)籍重印時(shí)可免去排版費(fèi)用,也可省去幾次校對(duì),使重印書(shū)的成本大幅度降低,有利于出版社的經(jīng)濟(jì)效益。保存電子文件會(huì)比保存照排膠片更節(jié)省保存的空間,查找起來(lái)也更方便,而且在需要重印的時(shí)候重新出片可以保證印刷的質(zhì)量。

因此是目前出版社存檔的主要方式。由于以前保存文件多采用磁盤(pán)保存,現(xiàn)在多采用光盤(pán)保存,要注意今后因計(jì)算機(jī)硬件發(fā)展而產(chǎn)生的舊的存儲(chǔ)模式淘汰而使保存的電子文件無(wú)法讀取的情況。例如以前常用的8英寸、5%英寸和3英寸的軟盤(pán)都因?yàn)橄鄳?yīng)的驅(qū)動(dòng)器被淘汰而產(chǎn)生讀盤(pán)的問(wèn)題保存電子文件可以包括作者提交的文字和圖片的電子文件,編輯后的文件和排版后提交照排機(jī)出膠片的文件。由于排版軟件的升級(jí)速度很快,因此有可能現(xiàn)在保存的排版文件到時(shí)候可能會(huì)出現(xiàn)不兼容的情況。而保存PDF格式的文件,雖然在今后重印時(shí)可以直接拿來(lái)出片印刷,但由于PDF格式的文件改版有困難,因此同時(shí)保存排版前的原文件會(huì)有一定好處。

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